Bỏ công đoạn cắt dán nhãn vận đơn khổ A4 ở kho đóng hàng với máy in nhãn Brother QL-1110NWB

Ở phần lớn các kho bán hàng online quy mô vừa tại Việt Nam, nút thắt của khâu đóng gói không nằm ở việc gói hàng mà nằm ở tờ nhãn vận đơn. Đơn được đẩy về từ sàn hoặc từ phần mềm quản lý bán hàng, nhân viên in ra giấy A4, cắt, rồi dán lên thùng bằng băng keo. Mỗi bước riêng lẻ chỉ mất vài giây, nhưng nhân với vài trăm đơn mỗi ngày thì đó là cả một ca làm việc.

Khi tờ giấy A4 trở thành điểm nghẽn của cả ca đóng gói

Đây là tình huống điển hình mà bạn sẽ gặp ở một doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng bán đa kênh: khoảng 300 đến 500 đơn mỗi ngày, ba bàn đóng gói, và đúng một máy in laser A4 đặt ở phòng hành chính.

Quy trình cũ có bốn công đoạn thủ công nối nhau. Nhân viên tải phiếu gửi hàng, in ra khổ A4, mang tập giấy về khu đóng gói, dùng dao rọc hoặc kéo cắt rời từng nhãn, rồi dán lên thùng. Vì tờ A4 thường chứa hai nhãn, người cắt phải canh đường cắt bằng mắt. Nhãn cắt lệch, dán chồng lên nếp thùng hoặc bị băng keo trùm qua vùng mã vạch là chuyện xảy ra hằng ngày, và mỗi mã vạch không quét được lại kéo theo một lần nhập tay ở điểm tiếp nhận của đơn vị vận chuyển.

Nghiêm trọng hơn là chuyện xếp hàng. Ba bàn đóng gói dùng chung một máy in đặt cách đó vài chục mét, nên vào giờ cắt đơn buổi chiều, nhân viên phải in dồn theo lô rồi chia lại. Chỉ cần một lô in sai thứ tự là cả nhóm phải dò lại từng tờ. Vấn đề ở đây không phải máy in laser chậm, mà là mọi việc tay chân bao quanh nó.

Đổi cách in để xóa hẳn hai công đoạn thủ công

Hướng xử lý là thay đổi vật liệu in thay vì cố tối ưu quy trình cắt dán. Brother QL-1110NWB là máy in nhãn để bàn dùng cuộn nhãn DK, với bề rộng nhãn hỗ trợ từ 12 mm đến 103,6 mm và bề rộng in tối đa 101,6 mm, tức đúng chuẩn 4 inch mà hầu hết phần mềm in nhãn vận đơn đang dùng.

Điều đó có nghĩa nhãn ra khỏi máy đã đúng khổ và đã có sẵn lớp keo. Không còn công đoạn cắt, không còn băng keo dán chồng. Với cuộn nhãn bế sẵn DK-11247 khổ 103,6 x 164,3 mm, 180 nhãn mỗi cuộn, mỗi lần in là một nhãn vận đơn hoàn chỉnh, bóc ra và dán một lần là xong. Lợi ích thực tế là khâu đóng gói giảm từ bốn bước xuống hai bước, và chất lượng dán nhãn không còn phụ thuộc vào tay nghề của người cắt.

Máy còn có dao cắt tự động kiểu cắt hết khổ, cho phép in một hoặc nhiều nhãn liên tiếp rồi tách rời từng cái. Với cuộn liên tục, bạn tự quyết định chiều dài nhãn, từ tối thiểu 25,4 mm đến tối đa 3 mét trên Windows và macOS. Nhờ vậy cùng một máy vừa in nhãn vận đơn khổ lớn, vừa in nhãn nội bộ hẹp cho kệ, cho khay soạn hàng hoặc cho gói hàng lẻ, mà không phải mua thêm thiết bị thứ hai.

In nhiệt trực tiếp: bớt được một dòng chi phí và một việc phải nhớ

QL-1110NWB in theo cơ chế nhiệt trực tiếp ở độ phân giải 300 x 300 dpi. Đầu in tác động nhiệt lên lớp cảm nhiệt của giấy nhãn, nên máy không dùng mực, không dùng toner và cũng không dùng ribbon.

Với một kho đang in vài trăm nhãn mỗi ngày, đây không chỉ là chuyện tiền vật tư. Nó gỡ luôn cái việc phải theo dõi tồn kho mực, phải xử lý tình huống hết mực giữa giờ cao điểm, và phải chấp nhận nhãn laser bị nhòe khi thùng hàng gặp nước trên đường vận chuyển. Bạn chỉ cần quản một loại vật tư duy nhất là cuộn nhãn.

Độ phân giải 300 dpi cũng đáng chú ý ở khía cạnh mã vạch. Nhãn vận đơn ngày nay thường mang cả mã vạch một chiều và mã QR khá dày; 300 dpi cho các vạch đủ sắc nét để máy quét ở trung tâm chia chọn đọc được ngay lần đầu, thay vì phải rọi lại nhiều lần như với nhãn in laser đã bị băng keo phủ bóng lên trên.

Một máy đặt tại khu đóng gói, ba bàn cùng dùng

Phần lớn giá trị của giải pháp này đến từ chuyện đặt máy ở đâu. QL-1110NWB có kích thước 170 x 222 x 151 mm và nặng 1,73 kg, nên đặt gọn trên bàn đóng gói giữa cuộn băng keo và cân điện tử.

Về kết nối, máy có đồng thời cổng USB, cổng USB Host, Ethernet có dây, Wi-Fi 802.11b/g/n, Bluetooth 2.1+EDR và Wireless Direct. Trong tình huống ba bàn đóng gói, cách làm gọn nhất là cắm dây Ethernet và khai báo máy in mạng cho cả ba máy tính. Nhân viên ở bàn nào in ra ngay tại bàn đó, không còn cảnh chạy qua phòng hành chính lấy giấy và không còn phải in dồn theo lô để chia lại.

Máy tương thích Windows, macOS và Linux, tích hợp trực tiếp với Word, Excel và Outlook, nên nếu bạn đang quản đơn bằng bảng tính thì có thể in nhãn theo danh sách mà không cần phần mềm trung gian. Với nhóm dùng phần mềm quản lý bán hàng riêng, Brother cung cấp SDK cho Windows, iOS và Android để nối trực tiếp lệnh in vào hệ thống hiện có.

Một điểm ít được nhắc tới nhưng hữu dụng cho kho là chế độ hoạt động độc lập theo ESC/P hoặc P-touch Template, với khả năng lưu tối đa 255 mẫu nhãn chuyển sẵn vào máy. Nghĩa là bạn có thể gắn một đầu đọc mã vạch vào cổng USB Host, quét mã sản phẩm và máy tự in ra nhãn theo mẫu đã lưu, không cần máy tính đứng cạnh.

Kết quả: khâu dán nhãn không còn là điểm nghẽn khi đơn tăng

Sau khi chuẩn hóa, quy trình còn hai bước: in nhãn tại bàn và dán lên thùng. Hai công đoạn cắt và dán băng keo bị loại bỏ hoàn toàn, cùng với chúng là các lỗi phát sinh từ việc cắt lệch và dán che mã vạch.

Về năng lực xử lý, máy in tới 69 nhãn địa chỉ tiêu chuẩn mỗi phút, tương đương tốc độ đẩy giấy 110 mm mỗi giây. Với giả định một ngày cao điểm 500 đơn, tổng thời gian in nhãn của cả kho chỉ khoảng vài chục phút máy chạy, chia đều cho ba bàn. Nói cách khác, khi lượng đơn tăng gấp đôi trong đợt khuyến mãi, thiết bị in không phải là thứ bạn cần lo.

Về độ bền của phần cơ khí, dao cắt được công bố tuổi thọ tới 300.000 lần cắt với nhãn bế sẵn và 150.000 lần với nhãn cuộn liên tục. Đặt cạnh nhịp 500 nhãn mỗi ngày, đó là biên độ đủ rộng để dao không trở thành hạng mục bảo trì định kỳ trong vài năm đầu.

Bốn điều cần biết trước khi bạn quyết định

Giải pháp này không phù hợp với mọi kho, và có vài giới hạn nên nắm trước.

• Nhãn nhiệt trực tiếp không dành cho lưu trữ lâu dài. Lớp cảm nhiệt sẽ sẫm màu hoặc phai khi gặp nhiệt, ánh nắng trực tiếp và ma sát kéo dài. Với nhãn vận đơn có tuổi thọ vài ngày thì hoàn toàn ổn, nhưng nhãn tài sản hoặc nhãn kho cần đọc được sau nhiều năm thì bạn nên tính tới công nghệ in truyền nhiệt dùng ribbon.
• Máy chỉ in đơn sắc. Nếu nhãn của bạn buộc phải có logo nhiều màu hoặc vùng màu cảnh báo, đây không phải thiết bị phù hợp.
• Vật tư đi theo hệ sinh thái cuộn DK của Brother. Cuộn nhãn có chip nhận diện và hãng khuyến cáo rõ rằng dùng nhãn không chính hãng có thể làm hỏng máy và không được bảo hành. Hãy tính chi phí cuộn nhãn dài hạn ngay từ đầu, đồng thời xác nhận nguồn cung ổn định cho đúng mã cuộn bạn cần, đặc biệt là cuộn khổ 103,6 mm.
• Tính năng tự động cắt và trích xuất nhãn mã vạch từ tài liệu khổ A4 chỉ hoạt động trên Windows. Nếu khu đóng gói của bạn dùng macOS, hãy chuẩn bị mẫu nhãn đúng khổ ngay từ phần mềm quản lý đơn.

Cũng cần nói rõ về chiều dài nhãn: mức tối đa 3 mét chỉ áp dụng khi in từ Windows hoặc macOS. Nếu in bằng P-touch Editor Lite hoặc ứng dụng iPrint&Label trên thiết bị di động, giới hạn là 1 mét.

Kho của bạn có nên đi theo hướng này?

Dấu hiệu rõ ràng nhất là khi bạn thấy trong khu đóng gói có dao rọc giấy, có tập giấy A4 đã in chờ cắt và có người phải canh đường cắt bằng mắt. Đó là lúc chi phí thật không nằm ở giấy hay mực mà nằm ở thời gian và ở tỷ lệ nhãn phải dán lại.

Ngưỡng hợp lý để cân nhắc thường bắt đầu từ khoảng một trăm đơn mỗi ngày, hoặc thấp hơn nếu kho của bạn có nhiều bàn đóng gói tách biệt và đang phải chia sẻ một máy in đặt xa. Ở quy mô đó, việc đưa thiết bị in nhãn về đúng nơi phát sinh nhu cầu thường tạo ra thay đổi lớn hơn nhiều so với việc nâng cấp máy in văn phòng.

Brother QL-1110NWB hiện có sẵn tại HPT Tech với giá niêm yết 10.999.000 đồng. Nếu bạn đang xây lại luồng đóng gói và muốn đối chiếu khổ nhãn, loại cuộn DK phù hợp hay cách chia sẻ máy in cho nhiều bàn, đội kỹ thuật của HPT Tech có thể cùng bạn rà lại quy trình trước khi chốt thiết bị.