Gộp in, photocopy và fax về một máy ở phòng hành chính với máy in phun đơn sắc Epson M3170

Bài viết mô tả một tình huống điển hình ở khối hành chính - kế toán của các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, không phải hồ sơ của một khách hàng cụ thể được nêu tên. Vướng mắc lặp lại rất giống nhau: giấy tờ nhiều, thiết bị rời rạc, và không ai nắm chắc mỗi trang in tốn bao nhiêu.

Ba thiết bị cho một luồng giấy tờ khiến bàn hành chính luôn tắc

Hãy hình dung một công ty dịch vụ kỹ thuật khoảng 25 - 30 người. Phòng hành chính - kế toán chỉ có hai nhân sự, nhưng mỗi ngày phải xử lý một chuỗi việc rất giống nhau: in hợp đồng và phụ lục, nhân sao bộ hồ sơ thầu để nộp, quét chứng từ gửi kế toán thuế, và thỉnh thoảng vẫn phải gửi công văn qua fax cho một vài đối tác và cơ quan quản lý còn yêu cầu hình thức này.

Cả chuỗi việc đó chạy trên ba thiết bị ở ba chỗ khác nhau: một máy in laser đơn năng ở góc phòng, một máy photocopy nhỏ dùng chung với phòng kỹ thuật ở cuối hành lang, và một máy fax cũ trên tủ tài liệu. Muốn nhân sao bộ hồ sơ 20 trang thành ba bản, nhân viên phải bê tập giấy ra hành lang, chờ máy rảnh, rồi đặt từng tờ lên mặt kính. Muốn gửi công văn qua fax, họ in ra rồi mang sang máy fax. Muốn lưu bản mềm chứng từ, lại phải nhờ phòng kỹ thuật quét hộ.

Vấn đề lớn hơn nằm ở phần không ai đo được: chi phí. Ba thiết bị nghĩa là ba nhóm vật tư khác nhau - hộp mực laser, mực photocopy, giấy fax và linh kiện thay thế - mỗi lần mua lại phải xin báo giá riêng. Khi dự trù ngân sách văn phòng phẩm cho quý sau, con số đưa ra gần như là phỏng đoán.

Một máy để bàn 7,3 kg gánh trọn in - copy - scan - fax

Hướng xử lý gọn nhất cho tình huống này không phải mua thêm thiết bị, mà là bớt đi. Epson EcoTank M3170 là máy in phun đơn sắc đa năng có đủ bốn chức năng In - Scan - Copy - Fax trong một thân máy nặng 7,3 kg. Con số trọng lượng đó quan trọng hơn vẻ ngoài của nó: 7,3 kg nghĩa là máy nằm được ngay trên bàn hoặc tủ thấp cạnh chỗ ngồi của nhân viên hành chính, thay vì phải dành riêng một góc phòng như máy photocopy đứng.

Khi thiết bị đến gần người dùng, chuỗi việc rút ngắn theo. Nhân viên không còn phải rời chỗ để photocopy, không phải in ra rồi mang đi fax - bản fax được gửi trực tiếp từ máy theo kiểu walk-up, đen trắng hoặc màu, theo chuẩn ITU-T T.30 với tốc độ tối đa 33,6 kbps, khoảng ba giây mỗi trang. Bộ nhớ trang lưu tới 180 trang, nên khi hết giấy hoặc mất điện giữa lúc nhận fax, tài liệu không bị mất trắng. Máy cũng lưu được tối đa 100 số quay nhanh và 99 nhóm, đủ cho danh sách đối tác thường liên hệ của một doanh nghiệp vừa.

ADF 35 tờ giúp nhân sao bộ hồ sơ mà không phải đứng canh máy

Chi tiết thay đổi nhịp làm việc rõ nhất chính là khay nạp tài liệu tự động. M3170 có ADF 35 tờ khổ A4 (10 tờ với khổ Legal) đặt trên bộ phận scan phẳng dùng cảm biến CIS. Nghĩa là bộ hồ sơ 20 trang được đặt một lần vào khay, bấm số bản cần sao, rồi nhân viên quay lại việc khác. Máy copy được tối đa 99 bản mỗi lần, tốc độ tới 17,0 ipm đen theo chuẩn ISO 29183 ở chế độ đơn mặt, độ phân giải copy 600 x 600 dpi.

Đặt cạnh cách làm cũ - mở nắp, úp tờ giấy, đóng nắp, bấm copy, lặp lại 20 lần cho mỗi bản - khoảng cách không nằm ở tốc độ máy mà ở thời gian con người phải đứng cạnh nó. Cùng chiếc ADF đó cũng phục vụ việc quét chứng từ theo lô, với độ phân giải quang 1.200 x 2.400 dpi, đủ chi tiết cho hóa đơn, phiếu thu và văn bản có chữ ký, dấu.

In hai mặt tự động và khay 250 tờ giữ nhịp in suốt buổi sáng

Giấy tờ nội bộ - biên bản họp, bảng kê, dự thảo hợp đồng - là nhóm tiêu tốn giấy nhiều nhất và cũng dễ tiết kiệm nhất. M3170 in hai mặt tự động khổ A4, nên phòng hành chính có thể đặt in hai mặt làm mặc định cho toàn bộ tài liệu lưu hành nội bộ, chỉ in một mặt với văn bản gửi ra ngoài khi cần. Tốc độ theo chuẩn ISO 24734 là 20 ipm đen ở chế độ đơn mặt và 9,0 ipm khi đảo mặt; chế độ in nháp đạt tối đa 39 trang/phút cho các bản đọc soát nội bộ.

Về nạp giấy, cassette chứa 250 tờ giấy thường A4/Letter, kèm khay sau nạp một tờ cho giấy đặc biệt và chỗ chứa 10 phong bì. Với một phòng hành chính hai người, 250 tờ là mức đủ để không ai phải mở khay tiếp giấy giữa buổi làm việc. Trang đầu ra sau khoảng 6 giây khi in một mặt và 13 giây khi in hai mặt - đáng chú ý vì máy in phun không cần thời gian sấy nóng như máy laser, nên việc in một trang lẻ giữa giờ không còn cảm giác phải chờ.

Máy hỗ trợ USB 2.0, Ethernet, Wi-Fi 802.11b/g/n và Wi-Fi Direct. Cấu hình đáng làm là cắm dây LAN để máy có địa chỉ cố định trong mạng nội bộ, đồng thời bật Wi-Fi Direct cho những lần in nhanh từ điện thoại hay laptop khách. Màn hình LCD cảm ứng màu 6,1 cm (2,4 inch) đủ để chọn số bản, bật đảo mặt hoặc nhập số fax mà không cần mở máy tính.

Bình mực 6.000 trang đổi cách phòng hành chính tính chi phí

Đây là phần khiến bài toán ngân sách trở nên rõ ràng. M3170 thuộc dòng EcoTank dùng bình mực nạp lại thay vì hộp mực rời, với đầu in PrecisionCore 400 lỗ phun và mực pigment - loại mực bám giấy tốt, nét chữ ổn định khi lưu hồ sơ dài hạn. Máy dùng hai mã mực đen: 005 hiệu suất cao khoảng 6.000 trang và 005S chuẩn khoảng 2.000 trang, cùng một hộp bảo dưỡng mã C13T04D100.

Ý nghĩa thực tế: toàn bộ vật tư tiêu hao của bốn nghiệp vụ in, copy, scan, fax gói lại thành hai mã mực và một hộp bảo dưỡng. Phòng hành chính chỉ cần theo dõi số trang in mỗi tháng là dự trù được vật tư cho cả quý, thay vì cộng dồn ba nhóm chi phí rời rạc như trước. Với bản in ở độ phân giải 1.200 x 2.400 dpi sử dụng công nghệ hạt mực đa kích cỡ, chất lượng văn bản, bảng biểu và mã vạch trên chứng từ vẫn đạt yêu cầu lưu trữ và nộp cơ quan.

Kết quả nhìn thấy được ở nhịp làm việc hằng ngày

Thay đổi rõ nhất sau khi gộp thiết bị không phải một con số ấn tượng, mà là ba việc biến mất khỏi ngày làm việc: không còn quãng đi lại ra máy photocopy ở hành lang, không còn bước in ra để mang đi fax, không còn phải nhờ phòng khác quét hộ chứng từ. Bộ hồ sơ nhiều trang được nhân sao theo lô nhờ ADF; giấy tờ nội bộ chuyển sang in hai mặt mặc định; ba nhóm vật tư co lại thành một danh mục ngắn. Diện tích cũng là lợi ích cụ thể: một máy 7,3 kg trên bàn thay cho ba thiết bị nghĩa là góc phòng được trả lại cho tủ tài liệu.

Những điều cần cân nhắc trước khi chọn phương án này

M3170 phù hợp với phòng hành chính, kế toán, văn phòng đại diện hay phòng khám nhỏ - nơi khối lượng in chủ yếu là văn bản đen trắng khổ A4 và cần đủ bốn chức năng trong một máy. Nhưng có mấy điểm bạn nên xác nhận trước:

• Đây là máy in đơn sắc. Bản in ra chỉ có màu đen, nên nếu phòng bạn thường xuyên in tài liệu chào hàng, catalogue hay biểu đồ màu thì cần một máy màu riêng cho phần việc đó.
• Khổ giấy in tối đa là A4/A5 (chiều dài tối đa 215,9 x 1.200 mm). Bản vẽ hoặc bảng biểu khổ A3 nằm ngoài khả năng của máy.
• Nên lấy tốc độ ISO 24734 (20 ipm đơn mặt, 9,0 ipm hai mặt) làm cơ sở tính năng lực in thực tế, không lấy con số 39 trang/phút của chế độ in nháp.
• Hộp bảo dưỡng C13T04D100 là vật tư tiêu hao - hãy đưa vào danh mục dự trù ngay từ đầu, cùng mực 005 hoặc 005S.
• Bộ phận scan là flatbed màu với ADF một mặt. Nếu cần quét cả hai mặt trong một lượt, hãy cân nhắc thêm một máy scan chuyên dụng có ADF đảo mặt.

Nếu bức tranh trên giống phòng hành chính của bạn - giấy tờ đủ nhiều để bận, nhưng chưa đủ lớn để cần một máy photocopy đứng - thì hướng gộp bốn nghiệp vụ về một máy để bàn thường là phương án tiết kiệm cả tiền, cả diện tích và cả thời gian đi lại. Đội ngũ HPT Tech có thể giúp bạn ước lượng khối lượng in thực tế mỗi tháng và chọn cấu hình mực phù hợp trước khi quyết định.